Kaip išsirinkti CRM programą?
Bruožai, kurie turėtų būti ieškomoje sistemoje:
- Integralumas (angl. Integrity)
- Lankstumas (angl.Adaptability)
- Patogus naudojimas (angl.User friendly)
Patartina į CRM sistemos atranką įtraukti ir IT departamentą, skyrių ar nors keletą žmonių, kurie išmano technologijas. Jie geriau perpras produkto technines savybes ir standartus, jie taip pat padės suprasti kaip naujas produktas bus suderinamas su jau egzistuojančiomis sistemomis ir kita duomenų valdymo aplinka. Jei randamos kelios sistemos, kurios savo funkcionalumu ir galimybėmis atitinka visus keliamus reikalavimus, turėtų būti pasirinkta ta, kuri geriausiai suderinama su jau egzistuojančia technologijų infrastruktūra. Reikia išsiaiškinti ne tik ar tiekėjo siūloma sistema atitinka visus keliamus reikalavimuose išdėstytus funkcinius ir technologinius kriterijus, tačiau ir kaip tiekėjas palaiko sistemą, ar gali patarti kokiu geriausiu būdu programą instaliuoti ir konfigūruoti. Pateikiamas klausimų sąrašas, kurie padės išmatuoti tiekėjo siūlomą programinę įrangą ir padės nustatyti ar tiekėjas bus patikimas verslo partneris ilgame bendradarbiavimo laikotarpyje:
1. Kokias pagrindines funkcijas programinės įrangos paketas palaiko? Tiekėjas turi pateikti išsamų kiekvieno produkto ir modulio aprašymą.
2. Paprašyti tiekėjo papasakoti, kaip produktas vystėti? Koks jis buvo pradžioje ir kokiu jis tapo dabar? Atsakymas į šį klausimą, nelems didelės reikšmės apsisprendimui pirkti ar ne. Tačiau tai leis suprasti, kurioje srityje tiekėjas pradėjo dirbti ir kurioje srityje jis turi didžiausią kompetenciją. Tačiau tai nereiškia, jog jei tiekėjas pradėjo kurti skambučių centro programas, jis nėra stiprus pardavimo automatizavimo programų kūrime.
3. Ar produktas veikia interneto pagrindu? Jei taip, tai kaip? Interneto pagrindu veikianti sistema reiškia, kad visa susijusi informacija yra pasiekiama interneto pagalba. Tai labai lankstus ir saugus pasirinkimas. Tačiau jei vartotojai yra nutolę vienas nuo kito ir jie ne visada turi prieigą prie interneto, praktinis sprendimas būtų rinktis aplikaciją, kuri veiktų vartotojo asmeniniame kompiuteryje. Tokiam vartotojui turi būti paliekama galimybė jungtis prie centrinio CRM sistemos serverio. CRM sistemos reikalavimuose tai turi būti apibrėžta.
4. Kokį kiekį duomenų ir kokį kiekį klientų sistema gali palaikyti? Ar tas kiekis sutampa su įmonės duomenų kiekiu? Geriausios pasaulio funkcijos ir sklandžiausia grafinė vartotojo sąsaja nieko nereikšią, jei kompanija turi apie 50 milijonų klientų, o tiekėjo produkto charakteristikoje yra numatytas maksimalus 5 milijonų klientų skaičius.
5. Ar CRM programinė įranga suderinama su įmonės naudojamomis reliacinėmis duomenų bazėmis, duomenų sandėlio sistemomis? Dauguma CRM sistemų gali prisijungti tik prie vienos ar dviejų tipų duomenų bazių. Kai kurios iš jų turi savo nuosavas duomenų bazes, o tai reiškia, kad gali tekti migruoti duomenis pirmyn ir atgal į tas duomenų bazes.
6. Kaip yra migruojami duomenys iš CRM sistemos į kitus įrankius, sistemas ir atvirkščiai? Svarbu suprasti kaip produktas siejasi su kitomis verslo sistemomis, kaip ERP ar kitomis apskaitos programomis. Ar norint kurti sąsają reikia papildomai kurti įrankius ir naujus modulius ar šis funkcionalumas sistemoje jau yra įgyvendintas? Jei tokio funkcionalumo nėra, ar tiekėjas daro sąsajas su kitomis sistemomis? Ar iš viso tai įmanoma?
7. Ar programoje yra galimybė duomenis naudoti lokaliai? Ar produktas leidžia vartotojui manipuliuoti duomenimis be tiesioginio prisijungimo prie CRM sistemos serverio? Jei tai yra būtina sąlyga, reikia išsiaiškinti ar produktas turi sinchronizacijos galimybių.
8. Ar produktas turi analitines funkcijas atliekančių modulių, kurie palaikytų duomenų gavybą įvairiais pjūviais? Jei produktas turi tokią galimybę, tai rodo, kad tiekėjai jį stengiasi išvystyti kaip įmanoma detaliau.
9. Koks CRM sistemos vidutinis diegimo laikas? Tikėtina, kad tiekėjas sakys mažesnį skaičių. Tačiau reikia suprasti, kad laiko kaštai yra skirtingi priklausomai nuo konfigūravimo sudėtingumo ir produkto pritaikymo individualiems ir specifiniams kliento poreikiams.
10. Ar tiekėjų komanda teikia diegimo pagalbos paslaugas ar tai atliekam jos partneriai? Kai kurie CRM sistemų tiekėjai yra tiesiog produkto gamintojai, o diegimo, instaliavimo, konsultavimo darbus atlieka jų partneriai. Kitos CRM sistemų tiekimo kompanijos turi savo konsultantus, kurie atlieka diegimo darbus. Svarbu išsiaiškinti kas atliks šiuos darbus ir pasirinkti kompetentingus partnerius.
7. Ar programoje yra galimybė duomenis naudoti lokaliai? Ar produktas leidžia vartotojui manipuliuoti duomenimis be tiesioginio prisijungimo prie CRM sistemos serverio? Jei tai yra būtina sąlyga, reikia išsiaiškinti ar produktas turi sinchronizacijos galimybių.
8. Ar produktas turi analitines funkcijas atliekančių modulių, kurie palaikytų duomenų gavybą įvairiais pjūviais? Jei produktas turi tokią galimybę, tai rodo, kad tiekėjai jį stengiasi išvystyti kaip įmanoma detaliau.
9. Koks CRM sistemos vidutinis diegimo laikas? Tikėtina, kad tiekėjas sakys mažesnį skaičių. Tačiau reikia suprasti, kad laiko kaštai yra skirtingi priklausomai nuo konfigūravimo sudėtingumo ir produkto pritaikymo individualiems ir specifiniams kliento poreikiams.
10. Ar tiekėjų komanda teikia diegimo pagalbos paslaugas ar tai atliekam jos partneriai? Kai kurie CRM sistemų tiekėjai yra tiesiog produkto gamintojai, o diegimo, instaliavimo, konsultavimo darbus atlieka jų partneriai. Kitos CRM sistemų tiekimo kompanijos turi savo konsultantus, kurie atlieka diegimo darbus. Svarbu išsiaiškinti kas atliks šiuos darbus ir pasirinkti kompetentingus partnerius.